Cách nhận và sử dụng sổ BHXH bản điện tử

Theo hướng dẫn chung được BHXH Việt Nam công bố, người tham gia có thể nhận và sử dụng sổ BHXH điện tử thông qua VNeID mức độ 2, VssID hoặc email. Đây là các kênh tiếp nhận, sử dụng; việc cấp sổ còn gắn với dữ liệu và quá trình xử lý hồ sơ của cơ quan BHXH.

Kiểm tra thông tin BHXH trên ứng dụng VssID. Ảnh - ebh.vn

Chuẩn bị tài khoản VNeID mức độ 2 và VssID

Người lao động nên kiểm tra khả năng đăng nhập và thông tin cá nhân trên các ứng dụng trước khi cần thực hiện thủ tục.

Các việc cần chuẩn bị gồm:

1. Cài đặt hoặc cập nhật ứng dụng chính thức.

2. Kiểm tra tài khoản VNeID đã được định danh mức độ 2.

3. Đăng ký hoặc kiểm tra quyền truy cập tài khoản VssID.
   → Đối với tài khoản đăng nhập VssID cũ đang sử dụng mã số BHXH cũ, người lao động nên thực hiện đăng nhập lại tài khoản sử dụng số ĐDCN/CCCD để đảm bảo tài khoản vẫn đang sử dụng bình thường.

4. Đối chiếu họ tên, ngày sinh, số định danh cá nhân và thông tin BHXH.

Nếu thông tin chưa khớp, người lao động nên liên hệ bộ phận nhân sự Công ty hoặc cơ quan BHXH quản lý để được hướng dẫn xử lý. Việc cài ứng dụng không đồng nghĩa sổ điện tử đã được cấp hoặc dữ liệu đã hoàn tất cập nhật.

Cung cấp, kiểm tra email cá nhân

Email nhận sổ BHXH điện tử cần là địa chỉ người tham gia sở hữu và trực tiếp kiểm soát.

Theo Thông báo hướng dẫn tại TP.HCM, người tham gia không sử dụng email do tổ chức sở hữu để nhận sổ. Chẳng hạn, địa chỉ email được công ty cấp có thể bị thu hồi khi người lao động nghỉ việc, ảnh hưởng đến khả năng tiếp cận thông tin sau này.

Khi cung cấp email, nên kiểm tra:

• Địa chỉ được ghi đúng, không thừa dấu cách hoặc sai ký tự.

• Tài khoản vẫn đăng nhập và nhận thư bình thường.

• Người lao động tự quản lý mật khẩu, phương thức khôi phục tài khoản.

• Email được cập nhật trong hồ sơ BHXH theo hướng dẫn của cơ quan quản lý.

Thông báo 8362/TB-BHXH cũng nêu thời gian gửi sổ về email cá nhân sẽ được cơ quan BHXH thông báo khi đơn vị đã cung cấp đầy đủ dữ liệu email. Người lao động không nên hiểu rằng vừa cập nhật email là sẽ nhận được sổ ngay.

Nhận và kiểm tra sổ BHXH điện tử

Khi được cơ quan BHXH cấp sổ và trả kết quả qua kênh tương ứng, người tham gia cần kiểm tra:

Nhóm thông tin	Nội dung cần đối chiếu
Thông tin cá nhân	Họ tên, ngày sinh, thông tin định danh
Thông tin tham gia	Đơn vị làm việc, các giai đoạn tham gia được ghi nhận
Dữ liệu đóng BHXH, BHTN	Thời gian đóng, nội dung xác nhận liên quan
Kết quả điều chỉnh	Nội dung vừa được sửa đổi, gộp sổ hoặc xác nhận bảo lưu

Nên đối chiếu với hồ sơ cá nhân và giấy tờ đang lưu giữ. Nếu có chênh lệch, ghi rõ từng nội dung để đề nghị kiểm tra.

Cần làm gì nếu chưa nhận được sổ?

Người lao động có thể xử lý theo thứ tự:

1. Kiểm tra khả năng đăng nhập ứng dụng và email đã đăng ký.

2. Kiểm tra thư đến, thư rác và các thông báo trả kết quả.

3. Hỏi nhân sự về tình trạng cập nhật email hoặc hồ sơ đang xử lý.

4. Liên hệ cơ quan BHXH quản lý, cung cấp thông tin hồ sơ nếu có.

Cần phân biệt chưa có sổ được cấp, chưa được trả kết quả và không truy cập được tài khoản để xác định đúng việc cần xử lý.

Đối với trường hợp thuộc diện tiếp tục dùng sổ giấy theo Thông báo 8362/TB-BHXH, người lao động vẫn sử dụng sổ/tờ rời giấy hiện có để giao dịch.

Các bước chuẩn bị, nhận và kiểm tra sổ BHXH điện tử. Ảnh ebh.vn

Cách sử dụng sổ BHXH điện tử

1. → Tra cứu sổ BHXH điện tử trên VssID

Để kiểm tra thông tin BHXH trên ứng dụng, người lao động đăng nhập VssID bằng tài khoản của mình và truy cập các chức năng tương ứng với dữ liệu cần xem.

Khi kiểm tra, nên đối chiếu thông tin cá nhân, các giai đoạn tham gia và kết quả giải quyết hồ sơ đã phát sinh. Nếu cơ quan BHXH đã cấp, đồng bộ sổ điện tử, người tham gia sử dụng dữ liệu sổ được cung cấp trên ứng dụng theo hướng dẫn.

Cần phân biệt dữ liệu tra cứu quá trình tham gia với sổ BHXH điện tử đã được cấp. Việc nhìn thấy thời gian đóng trên VssID chưa đủ để tự kết luận rằng hồ sơ cấp sổ hoặc xác nhận bảo lưu đã hoàn tất.

Nếu không tìm thấy dữ liệu sổ, người tham gia nên kiểm tra thông báo trả kết quả hoặc liên hệ cơ quan BHXH, tránh tự xác định tình trạng hồ sơ chỉ từ một màn hình tra cứu.

2. → Sử dụng khi giải quyết chế độ BHXH, BHTN

Sổ BHXH điện tử được sử dụng để giải quyết các chế độ BHXH, BHTN theo quy định. Khi thực hiện thủ tục, người tham gia cung cấp hoặc xuất trình bản điện tử qua phương thức được cơ quan tiếp nhận hướng dẫn.

Việc sử dụng sổ điện tử giúp thay thế thành phần sổ giấy tương ứng; người lao động vẫn cần thực hiện các yêu cầu khác của thủ tục, chẳng hạn kê khai hoặc cung cấp giấy tờ chứng minh nếu hồ sơ yêu cầu.

Không nên mặc định ảnh chụp màn hình quá trình đóng là bản sổ điện tử được cơ quan BHXH cấp.

3. → Có cần nộp sổ BHXH giấy khi làm thủ tục không?

Theo hướng dẫn về Thông tư 09/2026/TT-BTC do BHXH Việt Nam công bố, khi người tham gia sử dụng sổ BHXH điện tử đúng quy định để giải quyết chế độ, cơ quan giải quyết không được yêu cầu thêm sổ giấy.

Tuy nhiên, người chưa được cấp sổ điện tử cần kiểm tra hướng dẫn chuyển tiếp và tình trạng hồ sơ của mình. Không tự bỏ hoặc hủy sổ giấy đang lưu giữ khi chưa xác định dữ liệu đã được cập nhật đầy đủ.

Bài viết gốc. https://ebh.vn/tin-tuc/cach-nhan-va-su-dung-so-bhxh-dien-tu